Аудит лицензий — это инвентаризация всего софта, за который компания платит или должна платить: офисные пакеты, антивирус, бухгалтерские программы, модули учёта, облачные сервисы. Провести его можно своими силами, если собрать договоры, счета и список того, чем реально пользуются сотрудники. Ниже порядок действий на один-два дня, после которого видно, от каких подписок пора отказаться, каких прав не хватает и на какую сумму планировать закупки в следующем году.
Зачем считать лицензии, если софт уже оплачен?
Причина простая: компания редко знает, чем именно пользуется. Лицензии покупали в разное время. Часть под конкретный проект, часть вместе с новым компьютером, часть оформил подрядчик, который делал сайт или настраивал учёт. В бухгалтерии лежат акты и счета, у сотрудников на столах работающие программы, и эти два списка расходятся. Обычная картина для компании на 20–30 человек: несколько подписок оформлены на личные карты сотрудников, а ещё несколько на аккаунты подрядчиков, к которым у бизнеса нет доступа.
Учёт нужен не для отчётности. Он показывает, за что вы платите, сколько людей реально работает в каждой программе, где права превышены, а где софт простаивает без дела. Пока программ десяток, таблица Excel справляется. Когда их десятки и добавляются разные модели лицензирования, таблица перестаёт давать достоверную картину (InfraManager).
Три группы лицензий, которые нужно разделить
Сначала разложите всё по моделям лицензирования. Смешивать их в одной колонке бессмысленно: у разовой покупки и подписки разный срок жизни, разный порядок отказа и разная привязка к человеку.
| Модель | Как выглядит на практике | Что проверить при аудите |
|---|---|---|
| Бессрочная лицензия | Разовый платёж за право пользоваться программой; обновления внутри линейки или за отдельную плату | На кого оформлен договор, где хранится ключ, тот ли компьютер ещё используется |
| Подписка или тайм-лицензия | Платёж за период, доступ через браузер или локальный клиент | Дата окончания, число активных пользователей, автопродление, способ оплаты |
| Лицензия, купленная подрядчиком | Платный плагин, модуль оплаты, конструктор форм, тема сайта оформлены на почту или аккаунт исполнителя | Кому принадлежат права, приходят ли обновления безопасности, можно ли переоформить на компанию |
Третья группа самая незаметная. Платный модуль купили два года назад на почту разработчика, тот давно не отвечает на письма, а через время лицензия истекает и обновления безопасности перестают приходить. Владелец узнаёт об этом, когда плагин начинает показывать предупреждение прямо в админке. Проверить этот пункт стоит раньше остальных: цена вопроса здесь не только деньги, но и работоспособность сайта или системы учёта.
Как собрать реестр лицензий за один день
- Выгрузите из бухгалтерии все оплаты за софт за последние 12 месяцев: счета, акты, списания с корпоративной карты. Подписка на 25 BYN в месяц за год складывается в 300 BYN, а таких сервисов обычно не один.
- Пройдите по отделам и запишите, чем люди пользуются каждый день: программы на компьютере, сервисы в браузере, приложения на телефоне.
- Сопоставьте списки. Программа установлена, но оплаты за неё нет: либо она бесплатная, либо лицензия оформлена на кого-то другого. Оба варианта стоит выяснить.
- Отметьте уволенных и тех, кто сменил роль. Их доступы часто живут ещё месяцами, а подписка списывается.
- Выпишите даты окончания по каждой подписке. Эта цифра позволяет планировать расходы, а не узнавать о продлении по факту списания.
Итог — таблица на пять-семь колонок: программа, модель лицензии, количество прав, на кого оформлена, дата окончания, стоимость за год, ответственный. Дальше работа идёт с этой таблицей, а не с папкой счетов.
Как выбрать между бессрочной лицензией и подпиской
Рынок ПО делится на две части: классические бессрочные лицензии и подписка на использование программного обеспечения (iesoft). У каждой модели своя логика, и выбирают её под конкретную задачу.
Возьмём проектный бизнес: дизайн-студию, подрядчика, отдел, который живёт три месяца. Подписку берут на срок проекта и отказываются от неё после. Бессрочную лицензию пришлось бы оплатить полностью и без возможности возврата средств (ITERBI). Для бухгалтерии, которая работает в той же программе годами, разовый платёж распределяется на долгий срок, и год владения выходит ниже.
Отдельный случай — серверные продукты, где права считаются по пользователям или устройствам. При обновлении версий состав лицензий меняется, и переплата появляется там, где никто не сверял количество. Разбор такой ситуации — в материале про обновление лицензий Windows Server 2025 и CAL при переходе с версии 2022.
Где при аудите чаще всего находят лишние расходы?
- Дубли: один сервис оплачивают два отдела по разным договорам.
- Мёртвые учётные записи: сотрудник уволился, лицензия осталась.
- Автопродление: платёж идёт каждый месяц, а сервисом пользуются раз в квартал.
- Лицензии на подрядчика: доступ есть у исполнителя, а не у компании.
- Превышение прав: активных пользователей в системе больше, чем куплено лицензий.
Последний пункт самый дорогой при проверке. Превышение прав, программы без подтверждённого права использования и простаивающие лицензии видны только тогда, когда данные о закупках, договорах, лицензиях, установках и пользователях сведены вместе (InfraManager).
Когда таблицы уже не хватает
Если программ больше тридцати и есть несколько офисов, ручной реестр устаревает за месяц: изменения вносят разные люди, обновляют не каждый. Автоматизация связывает закупки, договоры, лицензии, установки и пользователей в одну систему. Такая система показывает, где права превышены, какие подписки скоро закончатся и какие программы установлены без подтверждённого права использования. Как перейти от таблицы к такому порядку, разбирали в статье про автоматизацию учёта лицензий на ПО.
Типичные ошибки при самостоятельном аудите
- Смотреть только крупные счета и пропускать мелкие подписки.
- Опираться на данные бухгалтерии без списка того, чем пользуются сотрудники.
- Не фиксировать даты окончания и способ оплаты.
- Оставлять лицензии, оформленные на ушедшего подрядчика.
- Смешивать бессрочные лицензии и подписки в одной колонке.
- Не назначать ответственного: когда задачу ведут все, её не ведёт никто.
Что делать с результатами аудита?
Реестр даёт три решения. Продлить то, чем реально пользуются. Отказаться от дублей и простаивающих подписок. Докупить недостающие права там, где их не хватает. Если разбираться с договорами и планировать закупки на год своими силами неудобно, эту работу берут на сопровождение: аудит программных лицензий для малого бизнеса включает и проверку текущих договоров, и план закупок с датами продлений.
3 шага, которые можно сделать на этой неделе:
- Выгрузить из бухгалтерии все оплаты за софт за 12 месяцев.
- Записать, чем реально пользуются сотрудники в каждом отделе.
- Свести оба списка в одну таблицу и отметить расхождения с датами окончаний.
