При увольнении сотрудника проверьте все SaaS-сервисы, к которым он имел доступ: рабочую почту, облачные приложения, сервисы для задач и подписки, оформленные на его адрес. Передайте нужные данные другому сотруднику, закройте личные учётные записи и выясните, как освободить или переназначить лицензии. Такой порядок помогает сохранить доступ к рабочим материалам и не продлевать подписки, которыми компания уже не пользуется.
С чего начать проверку SaaS-лицензий?
Составьте список сервисов, которыми пользовался сотрудник. Проверьте корпоративные записи об оплатах, письма с подтверждениями подписки и внутренний перечень программ. Уточните, кто владеет каждой учётной записью: сотрудник, руководитель или компания.
Для каждого сервиса зафиксируйте имя пользователя, рабочий адрес электронной почты, роль в системе, дату следующего платежа и способ оплаты. Отдельно отметьте, где хранятся файлы, проекты, шаблоны или настройки, нужные коллегам. Если у компании уже есть общий реестр, сверьте его с фактическими списаниями. Подход к учёту подписок подробнее разобран в материале об учёте SaaS-подписок.
Как передать доступы и рабочие материалы?
Сначала определите, какие данные нужны команде после ухода сотрудника. Назначьте нового владельца рабочих файлов, проектов и общих папок. Попросите руководителя проверить, что передача завершена, и только после этого отключайте учётную запись.
В сервисах с ролями и корпоративными аккаунтами администратор обычно может сменить владельца или назначить другого пользователя. Если подписка привязана к личному адресу сотрудника, выясните у поставщика, можно ли изменить адрес и сохранить рабочие данные. Не передавайте пароль от личной учётной записи: безопаснее использовать штатную передачу владения и индивидуальные доступы.
Для самой передачи задач и незавершённых дел составьте короткий список: что сделано, что осталось, где лежат файлы и к кому обращаться по каждому вопросу. Полезный ориентир по структуре такой передачи — чек-лист рабочих дел при увольнении.
Что делать с лицензией после увольнения?
Уточните условия конкретного сервиса: можно ли освободить место, назначить лицензию другому сотруднику или отменить подписку. У разных поставщиков правила различаются, поэтому проверьте их в панели управления или запросите письменное подтверждение у поддержки.
Перед изменением тарифа проверьте дату следующего продления и расчётный период. Если сервис списывает оплату автоматически, отмените продление до указанной даты и сохраните подтверждение. Когда лицензия нужна преемнику, переназначьте её и проверьте, что новый пользователь получил доступ к нужным функциям.
Если подписку оформлял сотрудник самостоятельно, выясните, на чьи реквизиты приходят счета и кто может управлять оплатой. Не ограничивайтесь отключением почты: активная подписка может продолжить списывать средства, даже если прежний пользователь уже не входит в систему.
Какие ошибки чаще всего мешают закрыть доступы?
- Отключают учётную запись до передачи файлов и проектов.
- Проверяют только список программ, но не сверяют его с платежами и продлениями.
- Оставляют подписку на личной почте бывшего сотрудника без назначенного владельца.
- Передают пароль вместо смены владельца или выдачи отдельного доступа.
- Забывают проверить общие папки, дополнительные места и подключённые сервисы.
Если список подписок разбросан по счетам и кабинетам, назначьте одного ответственного за сверку и внесите найденные сервисы в общий реестр. При сложной структуре лицензий компании помогает консультация по управлению подписками и аудиту: специалист проверяет состав доступов, владельцев и предстоящие продления.
3 шага, которые можно сделать сегодня:
- Соберите список SaaS-сервисов увольняющегося сотрудника.
- Назначьте владельца файлов и проектов, которые должны остаться у компании.
- Проверьте для каждой подписки дату продления и действие с лицензией: передать, освободить или отменить.
