Лицензии на плагины и шаблоны сайта: как не потерять доступ

Чтобы сайт не остался без обновлений, поддержки и важных функций, лицензии на платные плагины, шаблоны и онлайн-сервисы стоит оформлять на компанию или на её контролируемый рабочий аккаунт. В этой статье разберём, какие доступы проверить, как принять сайт у разработчика и что сделать при смене сотрудника или подрядчика. Такой порядок пригодится интернет-магазину, сайту услуг и корпоративному порталу.

Почему лицензия подрядчика создаёт проблему для бизнеса?

Разработчик может купить премиум-тему WordPress, конструктор форм, модуль эквайринга или другой плагин со своего личного аккаунта. Пока он на связи, проблема почти незаметна. Затем лицензия заканчивается, а продлить её может только владелец учётной записи.

Без продления сайт иногда продолжает работать, но теряет обновления. Это касается и исправлений безопасности, и совместимости с новой версией системы управления сайтом. Владелец бизнеса узнаёт о ситуации, когда плагин уже показывает предупреждение в панели управления или перестаёт корректно работать после обновления сайта. Такой сценарий описан в материале о лицензиях на плагины и шаблоны сайта (Источник: «Лицензии на плагины сайта: на кого оформлены платные плагины и шаблоны»).

Лицензия даёт право использовать конкретный продукт на условиях поставщика. Если оплату провёл подрядчик, это ещё не означает, что компания получила доступ к личному кабинету, ключу активации и документам о покупке. Поэтому при передаче сайта стоит отдельно проверить каждый платный компонент.

На кого оформлять лицензии, домены и аккаунты?

Для небольшой компании подойдёт рабочий аккаунт, который контролирует владелец или назначенный сотрудник. Лучше использовать корпоративный адрес электронной почты, а не личную почту директора, маркетолога или разработчика. Тогда доступ останется у бизнеса при кадровых изменениях.

В аккаунте компании стоит оформить лицензии на шаблон сайта, плагины, сервисы резервного копирования, почтовые модули, инструменты аналитики и другие платные дополнения. Если поставщик позволяет добавить несколько пользователей, директору или ответственному сотруднику нужен статус владельца либо администратора.

Подрядчику можно дать отдельный рабочий доступ с правами, которых хватает для настройки и обновления. После сдачи проекта этот доступ легко отозвать, при этом ключи и счета останутся у компании. Подробный разбор того, на кого оформлять лицензии на плагины и шаблоны сайта, поможет составить список для проверки.

Как принять сайт у подрядчика вместе с лицензиями?

Перед финальной оплатой полезно запросить перечень всех компонентов сайта. В нём нужны название плагина или шаблона, назначение, тип лицензии, дата окончания подписки, аккаунт владельца и способ продления. Для бесплатных модулей достаточно указать название и версию, чтобы позже понимать состав сайта.

Попросите подрядчика войти в каждый платный сервис под аккаунтом компании или передать права владения через функцию поставщика. Самого пароля недостаточно: после передачи прежний владелец может восстановить доступ через свою почту. Право владения, контактный адрес и платёжные данные лучше проверить прямо в настройках аккаунта.

Отдельно сохраните документы об оплате, лицензионные ключи и контакты поддержки. Их можно держать в закрытой папке компании, доступной владельцу и ответственному сотруднику. Если в бизнесе уже накопилось несколько сайтов и подписок, такую инвентаризацию разумно включить в аудит программных лицензий.

Что проверить при смене сотрудника или подрядчика?

Смена человека, который работал с сайтом, — повод проверить доступы в тот же день. Не стоит ждать даты продления: восстановление аккаунта через бывшего сотрудника отнимает время, а поддержка поставщика может запросить подтверждение покупки.

• смените пароль рабочего аккаунта и включите способ восстановления, который контролирует компания;
• проверьте адрес электронной почты владельца в кабинетах плагинов и шаблонов;
• удалите учётную запись бывшего подрядчика или снизьте её права;
• сверьте список установленных платных модулей со списком оплаченных лицензий;
• проверьте, кто получает письма о продлении, ошибках оплаты и обновлениях;
• запишите дату ближайшего продления в общий календарь или реестр подписок.

Иногда доступ к сайту зависит сразу от нескольких учётных записей: в одной лежит лицензия шаблона, в другой оплачивается плагин, а у третьей есть права на хостинг. Поэтому проверка только логина в административную панель сайта не закрывает вопрос.

Какие ошибки встречаются чаще всего?

• Компания оплачивает работу по созданию сайта, но не получает список купленных плагинов и лицензий.
• Разработчик регистрирует все сервисы на личную почту, а бизнес хранит только пароль от панели сайта.
• Лицензионный ключ передают в переписке, но не фиксируют, к какому аккаунту он привязан.
• Сайт обновляют без проверки совместимости шаблона и платных модулей.
• Подписки продлевают автоматически с карты сотрудника, а после его ухода платёж не проходит.

Если список лицензий уже потерян, начните с панели управления сайтом: она покажет установленные расширения и темы. Затем сопоставьте их с письмами об оплате, счетами и доступными аккаунтами. По спорным компонентам лучше сначала уточнить условия у поставщика, а потом покупать новую лицензию: повторная оплата не всегда даёт доступ к прежним обновлениям и настройкам.

Для сайтов на готовых системах управления пригодится также материал «Лицензии на плагины сайта: как защитить бизнес». Он поможет подготовить вопросы подрядчику до передачи проекта.