Когда в компании появляются новые сотрудники, проще всего купить лицензии на всех сразу. Но часть мест может простаивать. Разбираем, как грамотно лицензировать ПО, чтобы не переплачивать за то, чем не пользуются.
Почему покупка лицензий «на вырост» невыгодна
Небольшой магазин в Минске нанял двух дополнительных продавцов для работы в две смены. Владелец купил пять лицензий 1С:Бухгалтерия — на каждого возможного пользователя. Реально ежедневно работают только два человека, остальные три лицензии стоят в резерве. При цене около 200 BYN за лицензию в год переплата составила 600 BYN.
Совет. Оценивайте количество одновременно работающих пользователей. Если сотрудники работают посменно, лицензии нужны на число занятых мест в одну смену, а не на весь штат. Используйте подписки (SaaS) — они позволяют гибко добавлять и отключать пользователей.
Подписка против вечной лицензии: что выбрать для растущего бизнеса
Салон красоты в Гомеле нанимает трёх мастеров на летний сезон. Вечная лицензия на CRM-систему стоит 1200 BYN за одно рабочее место. Если купить три места для сезонных сотрудников, после сезона они останутся невостребованными. Подписка на те же три места обойдётся в 150 BYN в месяц — за три сезонных месяца 450 BYN вместо 3600 BYN.
Совет. Для временных, сезонных или проектных сотрудников выбирайте ежемесячную подписку. Для постоянного ядра команды можно рассмотреть вечную лицензию, если её стоимость окупается за 1–2 года. В облачных сервисах (CRM, офисные пакеты) почти всегда есть гибкие тарифы.
Как контролировать использование лицензий и удалять неактивных
Брестская компания с удалёнными операторами кол-центра купила 10 лицензий на софт для телефонии. Через полгода выяснилось, что трое операторов уже не работают, а лицензии остались активными. Потеря — около 100 BYN ежемесячно.
Совет. Раз в квартал проводите аудит пользователей в админ-панелях всех сервисов. Отключайте неактивных и возвращайте лицензии в пул. Для системного подхода закажите ИТ-аудит малого бизнеса: чек-лист проверки ПО в 2026 — он поможет найти неиспользуемые места и скрытые траты.
Типичные ошибки
- Покупать лицензии на всех сотрудников заранее, не проверив, кто будет реально работать с системой.
- Выбирать enterprise-версии с избыточным функционалом, когда хватает базовой редакции.
- Забывать отключать лицензии для тестовых аккаунтов, сезонных работников и стажёров после завершения их работы.
- Не использовать скидки при покупке пакетов на несколько мест (например, 5+ пользователей).
- Игнорировать бесплатные или бюджетные аналоги, которые покрывают те же задачи. Например, для офисной работы можно рассмотреть переход на белорусское офисное ПО.
3 шага, которые можно сделать на этой неделе:
- Соберите список всех используемых программ и количество активных лицензий по каждой.
- Сравните число лицензий с числом сотрудников, которые реально работают в системе в течение месяца. Отключите лишние.
- Переведите временные и сезонные места на подписку – отключите их, когда они перестанут быть нужны.