Многие компании покупают лицензии впрок, а потом обнаруживают, что половина не используется. Переплата может составлять 20–30 % годового ИТ-бюджета. В статье разбираем пять метрик, которые помогут оценить реальную потребность в программах. Эти показатели легко собрать без сложной аналитики — достаточно данных из CRM, бухгалтерских отчётов и логов активности пользователей.
Почему малый бизнес часто переплачивает за лицензии?
Причины три. Первая — покупка «на вырост»: владелец берёт пакет на 50 пользователей, хотя работает пока 15. Вторая — хаотичное продление: подписки автоматически обновляются, а команда сократилась. Третья — дублирующий софт: бухгалтерия использует одну программу, а отдел продаж — другую с теми же функциями. В итоге деньги уходят в воздух.
Метрика 1: Коэффициент использования лицензий
Формула простая: количество активных пользователей за месяц поделить на общее число оплаченных мест. Если коэффициент ниже 0,7 — вы переплачиваете. Собирать данные можно из CRM или учётной системы: посмотрите, кто реально заходил в систему за последние 30 дней. Например, куплено 20 лицензий, а активных — 12. Коэффициент 0,6. Значит, 8 мест можно отключить или перевести на более дешёвый тариф.
Метрика 2: Стоимость на одного активного пользователя
Посчитайте общие расходы на ПО за квартал и разделите на количество уникальных пользователей, которые хотя бы раз в неделю открывали программу. Сравните с рыночной ценой аналогичных решений. Если ваша цифра выше средней — пора пересмотреть комплектацию. Важно: не забывайте учитывать затраты на обновления и техподдержку.
Метрика 3: Доля неиспользуемых модулей
Большинство программных пакетов содержат функции, которые вам не нужны. Например, в CRM-системе вы платите за модуль маркетинга, но рассылки делаете вручную. Пройдите по списку купленных опций и отметьте те, что не запускали ни разу за полгода. Отключите их — это может сократить счёт на 15–40 %. Уточните у поставщика, можно ли перейти на тариф без лишних блоков.
Метрика 4: Сроки продления и отписки от лишнего
Раз в квартал проверяйте даты окончания подписок. На многих сервисах автопродление включено по умолчанию. Если продукт больше не нужен, отмените подписку до списания. Для этого достаточно зайти в личный кабинет или написать в поддержку. Так вы избежите ситуации, когда платите за инструмент, который уже не используете.
Метрика 5: Сравнение моделей оплаты
Вечная лицензия даёт право пользоваться программой бессрочно, но обновления и техподдержка часто оплачиваются отдельно. Подписка (SaaS) включает всё сразу, но за каждый месяц. Что выгоднее — зависит от срока использования. Если планируете работать с софтом дольше трёх лет, вечная лицензия может окупиться. Если команда растёт — подписка гибче. Подробнее о выборе между моделями читайте в материале SaaS-подписка или вечная лицензия: что выгоднее малому бизнесу в 2026.
| Параметр | Вечная лицензия | Подписка (SaaS) |
|---|---|---|
| Первоначальные затраты | Высокие (единоразово) | Низкие (ежемесячно) |
| Обновления | Часто платные | Включены |
| Гибкость при изменении числа пользователей | Низкая (докупать лицензии) | Высокая (добавить/удалить в один клик) |
Типичные ошибки при управлении лицензиями
- Покупка «на вырост» без привязки к реальному числу сотрудников.
- Автопродление, которое не проверяют после увольнения части команды.
- Хранение старых версий ПО, которые всё равно нельзя использовать из‑за несовместимости.
- Игнорирование бесплатных альтернатив или opensource‑решений.
- Отсутствие единого реестра лицензий — учёт ведётся в Excel, который никто не обновляет.
3 шага, которые можно сделать сегодня:
- Соберите список всех оплаченных лицензий и отметьте, какие реально используются. Используйте данные из CRM — например, с помощью отчёта по активности пользователей (поможет статья Автоматизация обработки заказов с сайтов на 1С-Битрикс в CRM Битрикс24).
- Отключите всё, что не пригодилось за последние 90 дней. Обратитесь к поставщику (например, к дистрибьютору ПО) с просьбой пересчитать стоимость на фактические объёмы.
- Назначьте ответственного за регулярный аудит (раз в квартал) и настройте напоминания об окончании подписок. Для защиты учётных записей используйте двухфакторную аутентификацию — о ней подробно рассказано в статье Как защитить CRM малого бизнеса от утечек: 2FA и роли.
